Ochrana dat GDPR

Vážené dámy, vážení pánové,

dovolte, abychom Vás informovali o tom, jak dodavatel garážových vrat a stínící techniky Vratové systémy Mareš s.r.o., (dále jen „naše společnost“) v souvislosti s montáží, servisem garážových vrat, bran a stínící techniky zpracováváme Vaše osobní údaje.

V tomto dokumentu Vám poskytneme informace zejména o tom, jaké osobní údaje shromažďujeme, jak s nimi nakládáme, k jakým účelům je využíváme, komu je smíme poskytnout, kde můžete získat informace o Vašich osobních údajích, které zpracováváme, a jaká jsou Vaše práva v oblasti ochrany osobních údajů.

Seznamte se prosím s těmito informacemi. Vaše případné dotazy zodpovíme v naší společnosti na adrese Koterovská 133, 326 00 Plzeň, emailu Iinfo@vratamares.cz, nebo telefonicky 606 684 424.

1.  Úvodní informace

Naše společnost zpracovává za účelem plnění smluvních povinností vůči Vám Vaše osobní údaje. Smluvní vztah mezi Vámi a naší společností vzniká tím, že  objednáte vratové či stínící systémy. Toto zpracování provádíme přímo na základě platných právních předpisů. Bez poskytnutí Vašich osobních údajů bychom Vám nemohli dodat  garážová vrata nebo stínící techniku.

Na základě Vašeho souhlasu můžeme zpracovávat osobní údaje nad rámec zákonných povinností, a to pro účely péče o zákazníky a cílenou nabídku vratových systémů a stínící techniky. Poskytnutí Vašeho souhlasu se zpracováním osobních údajů je dobrovolné. Pokud se rozhodnete nám souhlas neposkytnout, může být námi nabízené vratové, stínící systémy a služby omezeny v závislosti na rozsahu údajů, které budeme oprávněni zpracovávat. 

Informace zde uvedené se týkají též zpracování osobních údajů potenciálních zákazníků, tj. takových, se kterými jsme dosud neuzavřeli smlouvu, avšak jsme s nimi v kontaktu na základě poptávkových formulářů, telefonických či emailových dotazů apod. 

 2.  Informace o správci osobních údajů

Správcem Vašich osobních údajů je společnost Vratové systémy Mareš s.r.o. – Radek Mareš jednatel, Ječná 2/604, 326 00 Plzeň, IČ: 26389967. společnost zapsaná v obchodním rejstříku vedeném Krajským soudem v Plzni, pod spisovou značkou C 17187.

3.  Zásady zpracování osobních údajů

Při zpracování osobních údajů dodržujeme následující zásady:

• Vaše osobní údaje zpracováváme korektně a transparentním způsobem
• Vaše osobní údaje shromažďujeme pro určité, výslovně vyjádřené a legitimní účely
• zpracováváme pouze přiměřené a relevantní osobní údaje, omezené na nezbytný rozsah ve vztahu k účelu, pro který jsou zpracovávány
• zpracováváme pouze přesné osobní údaje a přijímáme opatření potřebná k tomu, aby byly nepřesné osobní údaje vymazány nebo opraveny
• Vaše osobní údaje ukládáme ve formě umožňující Vaši identifikaci pouze po dobu nezbytně nutnou pro účely, pro které jsou osobní údaje zpracovávány
• Vaše osobní údaje zpracováváme způsobem, který zajišťuje náležité zabezpečení osobních údajů, včetně jejich ochrany pomocí technických a organizačních opatření před neoprávněným nebo protiprávním zpracováním a před náhodnou ztrátou, zničením nebo poškozením

4.  Právní základ pro zpracování a účely zpracování osobních údajů

1) Zpracování osobních údajů bez Vašeho souhlasu

Jde zpravidla o situace, kdy jste povinni nám předat určité osobní údaje jako podmínku toho, abychom Vám mohli poskytnout vratové, stínící systémy a techniku služby. Vaše osobní údaje jsme dle zákona oprávněni zpracovávat bez Vašeho souhlasu k těmto účelům:

• pro uzavření nebo plnění smlouvy s Vámi. Jde zejména o montáž a servis vratových systémů a stínící techniky, včetně poskytování zákaznických a dalších služeb. 
• pro plnění našich právních povinností, zejména:

          - účetní a daňové účely (např. vystavení faktury)

          - uplatňování pohledávek

          - řešení sporné agendy, zejména pro účely vedení soudních a jiných sporů,

          - splnění archivačních povinností.

2)  Zpracování osobních údajů s Vaším souhlasem

Jde zpravidla o situace, kdy dobrovolně souhlasíte s tím, abychom zpracovávali Vámi poskytnuté, nebo jinak získané, osobní údaje. Na základě Vašeho souhlasu zpracovává naše společnost Vaše osobní údaje pro účely péče o zákazníky. Jde o aktivity, které nepředstavují plnění smlouvy či jiný zákonný rámec zpracování osobních údajů a které zahrnují následující činnosti:

• hloubkový monitoring chování zákazníků na webových stránkách naší společnosti v souvislosti s nabízenými vratovými systémy, stínící technikou a službami
• nabízení vratových systémů, stínící techniky a služeb; jde zejména o šíření informací, nabízení vratových systémů, stínící techniky a služeb naší společností, včetně nabídek zaměřených konkrétně na individuální zákazníky, a to různými kanály, například elektronickými prostředky (včetně elektronické pošty a zpráv zaslaných na mobilní zařízení prostřednictvím telefonního čísla) či prostřednictvím webových stránek.

5.  Rozsah zpracovávaných osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme v rozsahu nezbytném pro naplnění výše uvedených účelů. Zpracováváme zejména Vaše:

• identifikační údaje (např.: jméno, příjmení, IČ a DIČ)
• kontaktní údaje (např.: kontaktní adresy, emailové adresy, telefonní čísla)
• údaje o charakteristice prostředí pro montáž garážových vrat(např. typ vrat, šířka, výška, nadpraží, pravé boční ostění, levé boční ostění a barva)
• údaje vznikající plněním závazků ze smluv (např.: doba trvání smlouvy, výše Vašich závazků, číslo bankovního účtu a údaje o platbách). 

6.  Způsob zpracování osobních údajů

Naše společnost zpracovává osobní údaje manuálně i automatizovaným způsobem v informačních systémech naší společnosti. Vaše osobní údaje zpracovávají zaměstnanci naší společnosti a v potřebném rozsahu je mohou zpracovávat také třetí osoby. Před předáním osobních údajů třetím osobám s nimi uzavřeme písemnou smlouvu, která obsahuje stejné povinnosti týkající se zpracování osobních údajů, které plní naše společnost.

7.  Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje jsou zpřístupněny zaměstnancům naší společnosti, a to v rozsahu nezbytném pro plnění jejich pracovních povinností. Dále mohou být Vaše osobní údaje zpřístupněny třetím osobám. V případě, že se tyto osoby podílejí na zpracování osobních údajů, uzavřeme s nimi písemnou smlouvu, která obsahuje stejné povinnosti týkající se zpracování osobních údajů, které plní naše společnost. Vaše osobní údaje mohou být uloženy na serverech třetích osob, zejména poskytovatelů webhostingových služeb. Provozovatelé webhostingových služeb plní stejné povinnosti týkající se zpracování osobních údajů, které plní naše společnost.

8.  Doba uložení osobních údajů

Vaše osobní údaje zpracováváme pouze po dobu, která je nezbytná vzhledem k účelům zpracování. Posuzujeme průběžně, jestli nadále trvá potřeba zpracovávat Vaše osobní údaje pro daný účel. Pokud již nejsou Vaše osobní údaje pro žádný z účelů zpracování potřebné, údaje zlikvidujeme. Pro jednotlivé účely zpracování zpracováváme Vaše osobní údaje:

• pro uzavření a plnění smlouvy zpracováváme osobní údaje po dobu jednání o uzavření smlouvy a trvání smluvního vztahu; dále jsou osobní údaje obvykle využitelné po dobu 4 let
• pro účetní a daňové účely zpracováváme osobní údaje po dobu stanovenou právními předpisy
• pro účely uplatňování pohledávek a řešení sporné agendy zpracováváme osobní údaje po dobu trvání soudního sporu
• pro splnění archivační povinnosti zpracováváme osobní údaje po archivační dobu stanovenou právními předpisy.

9. Vaše práva

a) Právo na přístup k osobním údajům

Máte právo požadovat od naší společnosti potvrzení, zda Vaše osobní údaje zpracováváme. Pokud Vaše osobní údaje zpracováváme, pak máte právo na přístup k těmto osobním údajům, právo získat informace o účelu zpracování osobních údajů, kategoriích osobních údajů, příjemcích osobních údajů, kterým byly osobní údaje zpřístupněny, době uložení osobních údajů, či kritériích pro určení této doby, právu požadovat opravu nebo výmaz osobních údajů, omezení jejich zpracování, možnosti vznést námitku proti zpracování a právu podat stížnost u dozorového úřadu.

b) Právo na opravu osobních údajů

Budou-li Vaše osobní údaje, které zpracováváme, nepřesné, máte právo požadovat, aby je naše společnost bez zbytečného odkladu opravila. 

c) Právo na výmaz

Máte právo požadovat, aby naše společnost bez zbytečného odkladu vymazala Vaše osobní údaje, které zpracováváme, pokud:

• již nejsou nezbytné pro účely, pro které byly shromážděny nebo zpracovávány
• odvoláte svůj souhlas se zpracováním osobních údajů a neexistuje žádný další právní důvod pro zpracování Vašich osobních údajů
• jsou osobní údaje zpracovávány pro účely oprávněných zájmů naší společnosti či třetí strany a Vy vznesete námitku proti zpracování osobních údajů a neexistují žádné převažující oprávněné důvody pro zpracování
• jsou osobní údaje zpracovávány pro účely přímého marketingu a Vy vznesete námitku proti zpracování osobních údajů
• osobní údaje byly zpracovány protiprávně
• osobní údaje musí být vymazány ke splnění právní povinnosti stanovené právem EU nebo ČR.

Právo požadovat výmaz osobních údajů však nemáte, pokud je zpracování osobních údajů naší společností nezbytné:

• pro splnění právní povinnosti stanovené právem EU nebo ČR (např. povinnost úschovy účetních záznamů)
• pro účely archivace ve veřejném zájmu
• pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků naší společnosti. 

d) Právo na omezení zpracování

Máte právo požadovat, abychom omezili zpracování osobních údajů, které se Vás týkají, pokud:

• požádáte o opravu osobních údajů, a to na dobu, po kterou budeme ověřovat správnost osobních údajů
• zpracováváme Vaše osobní údaje v rozporu s právními předpisy
• osobní údaje již nepotřebujeme pro stanovené účely zpracování, avšak Vy údaje potřebujete pro určení, výkon nebo obhajobu právních nároků
• jsou osobní údaje zpracovávány pro účely oprávněných zájmů naší společnosti či třetí strany a Vy vznesete námitku proti zpracování osobních údajů, přičemž po dobu, kdy budeme posuzovat, jestli Vaší námitce vyhovíme, jsme povinni omezit zpracování osobních údajů.

e) Právo na přenositelnost údajů 

V případě, kdy je zpracování osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, máte právo získat od naší společnosti Vaše osobní údaje, které jste nám poskytli, ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu, a právo předat tyto údaje jinému správci. Toto právo můžete uplatnit vedle práva na výmaz osobních údajů.  

f) Právo vznést námitku 

Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely oprávněných zájmů naší společnosti či třetí strany, máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování osobních údajů. Pokud tuto námitku vznesete, nesmí naše společnost dále osobní údaje zpracovávat, ledaže pro zpracování máme závažné oprávněné důvody, které převažují nad Vašimi zájmy či právy a svobodami, nebo ledaže osobní údaje potřebujeme pro určení, výkon nebo obhajobu právní nároků. 

Pokud zpracováváme Vaše osobní údaje pro účely přímého marketingu, máte právo vznést kdykoli námitku proti zpracování Vašich osobních údajů a pokud námitku vznesete, nebudeme již osobní údaje pro tyto účely zpracovávat. 

g) Právo odvolat souhlas

Pokud je zpracování osobních údajů založeno na Vašem souhlasu, máte právo svůj souhlas se zpracováním osobních údajů kdykoli odvolat. Neexistuje-li některý ze zákonných důvodu zpracování osobních údajů, nemůžeme Vaše osobní údaje dále zpracovávat. 

h) Právo podat stížnost 

Pokud se domníváte, že Vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s platnými právními předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, který je oprávněn posoudit, zda Vaše údaje zpracováváme v souladu s platnými právními předpisy.

Způsob uplatnění Vašich práv

Vaše práva uvedená v bodech a) až g) výše můžete uplatnit u naší společnosti písemně na adrese Vratové systémy Mareš s.r.o., k rukám jednatele Radka Mareše, Ječná 2/604, 326 00 Plzeň, emailem na info@vratmares.cz, nebo na zákaznické lince 606 684 424.